Boekhouden met Excel heeft voor- en nadelen

Iedereen die voor zichzelf werkt of een bedrijf heeft is wel bekend met de boekhouding. In Nederland en in vele andere landen is het verplicht om jaarlijks belastingaangifte te doen en je administratie bij te houden en aan te geven. Dit heeft betrekking op de BTW, op de uitgaven en inkomsten van het bedrijf. Er zijn tal van verschillende manieren om de boekhouding te doen en er komen steeds meer gespecialiseerde programma’s bij. Toch is Excel nog steeds het meest bekendste programma om de boekhouding mee te doen. Het werken in Excel gebeurt al jarenlang en heeft zo zijn voor- en nadelen.

Excel is gratis en biedt veel mogelijkheden op het gebied van de lay-out

Een van de grote voordelen van Excel, is dat het onderdeel is van het Microsoft office pakket en daardoor vaak meegeleverd wordt met Windows computers en hardware. Excel is in de meeste gevallen dan ook gratis en een goedkope optie om je boekhouding mee te doen. Een ander voordeel aan het werken in Excel is dat je alles van het begin tot het eind zelf kan opzetten. Formules kun je zelf invoeren en je hebt alle mogelijkheden en vrijheid om aanpassingen te doen en zaken naar wens te veranderen. In veel boekhoudsoftware wordt er gebruikgemaakt van standaard lay-outs en formules die je soms beperken in de mogelijkheden. Ook op het gebied van lay-out van bijvoorbeeld facturen of overzichten heb je in Excel zeer veel vrijheden en mogelijkheden. 

Een goede skillset is nodig en Excel is gevoelig voor potentiële fouten

Helaas zijn er aan het gebruik van Excel voor de boekhouding ook een aantal nadelen verbonden. Excel is zeer uitgebreid en zit vol met mogelijkheden, maar is niet het meest gebruiksvriendelijkste programma wanneer het gaat om de boekhouding. Dit heeft vooral te maken met het feit dat Excel erg manueel is en alle formules en verbanden handmatig in het systeem gezet moeten worden. Dit betekent dat je niet alleen over een goede skillset moet beschikken om je boekhouding in Excel te kunnen doen, maar dat het systeem ook relatief gevoelig is voor fouten. Het verkeerd invoeren van een komma of formule kan hierdoor leiden tot foutieve eindresultaten. Wanneer je in Excel de boekhouding doet, is het dan ook extra belangrijk om de kwaliteit goed te controleren. Voor veel ondernemers is dit de reden om te kiezen voor een online boekhouden zzp oplossing. Deze zijn beduidend minder foutgevoelig, en kosten ook geen rib uit het lijf.